現行法令中許多規定必須以書面方式進行的行為，亦即法學上所謂的「法定書面要式行為」，隨著科技之發展，其功能多可以電子文件取代。電子簽章法未通過前，許多採取電子文件進行之交易及其他通訊行為因無法符合現行法律規定之「書面」要件，而面臨電子化發展上之困境。為整備我國資訊通信建設之法制環境，消除此種法律上之障礙，我國電子簽章法第四條第二項之主要目的即在於考量電子文件之特性，明定電子文件得以滿足法律上對於書面要式要求之要件，盡量賦予電子文件與書面同等之法律效力，以排除電子文件適用於法定書面要式行為之障礙。

　　於考量應於何種要件下賦予電子文件等同於書面文件之法律效力，必須考量現實法律中之所以以法律規定資料訊息記錄於書面文件之目的為何，歸納出書面之主要功能，方能使具有這些特性、符合必要功能之電子文件得以符合書面要式的法律要求。

　　於傳統之實體世界中，使用書面文件之目的往往包括：
　　　1. 將當事人的意圖，以具體的書面文件留存下來以供日後作為證據。
　　　2. 促使當事人從書面文件內容察覺簽署文件或表示同意的後果。
　　　3. 使資料能具體的儲存，提供一目了然之文件紀錄。
　　　4. 將交易事實以未經竄改的方式製作得永久留存之檔案。
　　　5. 可供複製。
　　　6. 利用文件上之簽章以鑑定文件內容之真偽，或確定當事人之相關權利、義務。

　　而法律上要求一行為以書面之方式進行時又以前述第1、2點之考量為核心。歸納出法定書面要式行為所必須具備之功能後，其次尚必須考量電子文件之特性。電子文件由於具有（ 1 ）以人之知覺無法直接閱讀；（ 2 ）缺乏固定形式；以及（ 3 ）竄改不易辨識等特性，因此，欲以電子文件取代實體世界之紙本書面，必須特別注意電子文件之「可讀性」、「完整性（真確性）」以及「保存性」。

　　我國電子簽章法第四條第二項規定：「依法令規定應以書面為之者，如其內容可完整呈現，並可於日後取出供查驗者，經相對人同意，得以電子文件為之。」

　　規範電子文件只要符合能夠「完整呈現」（完整性、真確性）文件之內容，並且能保存供「日後」（保存性）「查驗」（可讀性）等要件，並且經過相對人同意，其便可以取代書面文件。本項規定主要目的如前所述，在於排除電子文件適用於法定書面要式行為之障礙，賦予欲使用電子文件取代書面文件者一法源依據。

　　欲以電子文件取代紙本文件，除應符合前述可完整呈現文件之內容，並且可供日後查驗之要件外，為落實「契約自由原則」及「當事人自治原則」，並考量數位落差，避免電子簽章法之實施對於不諳使用資訊技術者反造成不利益，因而規範欲以電子文件取代紙本書面時，必須使相對人明瞭同意此使用電子文件之事實，以維權益。交易雙方當事人得自行約定使用電子文件與否，換言之，若相對人不同意採用電子文件，則當事人間之交易行為仍應透過傳統的紙本文件進行，以維護相對人之權益。 → 資料來源：經濟部商業司《電子商務法律實戰》