什麼是存證信函？如何用存證信函保護您的權益

在日常生活中，許多人或許對「存證信函」這個詞並不陌生，尤其在涉及法律糾紛或契約爭議時，這封信函時常成為案件中的關鍵文件。不論是為了保護自身權益，還是為了正式通知對方某些法律行為，存證信函均能夠提供強而有力的證據效力。那麼，存證信函究竟是什麼？它的功能與法律效力有哪些？本文將帶您了解存證信函的基本概念。此外，若您加入本站會員，還可免費下載本所提供的過往範例，助您更加了解其運用方式。

※引用之法律條文以刊登文章時為準，若有問題歡迎與我們聯繫

一、存證信函的意義

存證信函（Legal Attest Letter）是一種不具強制效力的法律文書，是私人間以書面通知方式，向對方表達特定法律主張或立場，並留下紀錄的正式文書。根據《郵件處理規則》第34條，存證信函是由郵局存證後寄送，以確保信件內容和寄送紀錄，供日後舉證之用。

郵件處理規則第 34 條

二、什麼時候可以使用存證信函？

存證信函適用於許多情境，常見的情形包括：

1. 債務催收：當對方欠款不還，存證信函可作為正式催款通知。

2. 違約通知：合約履行有問題時，透過存證信函要求對方改善或承擔法律責任。

3. 租賃糾紛：房東要求房客搬遷或房客向房東主張權利時，可使用存證信函。

4. 勞資爭議：員工要求資遣費、工資或申訴不當解雇時，存證信函可作為初步溝通工具。

5. 侵權警告：例如商標、著作權或名譽受損時，可發送存證信函要求對方停止行為。

三、存證信函的法律效力

存證信函本身不具強制效力，無法強制要求對方履行義務，但在後續訴訟常作為證據使用，它的功用包括：

• 確認通知事實：

可初步確認通知事實，若對方未有異議，能一定程度上推論己方所述事實為真。

• 累積請求依據

​在後續訴訟或談判時，可作為己方已曾主張權利的憑據。

• 提醒對方責任：

透過正式文件傳達，表示己方對相關事情之重視，增加對方回應的可能性。

※ 小提醒

發出存證信函並不等於勝訴。若對方未回應或仍不履行義務，最終可能仍需透過訴訟解決。

相對的，收到存證信函也不必過度緊張。它僅代表對方表達某種意思，並且很可能會採取法律行動。在此情況下，收到信函的當事人可以儘早與對方溝通，以平息爭端，但仍須做好最壞打算，開始著手擬定策略，以備訴訟。

四、如何撰寫存證信函？

存證信函應當簡明扼要、語氣正式，並符合郵局規定格式，內容通常包含：

1. 標題：簡要說明此信函的目的，如「存證信函」或「催告函」。

2. 寄件人與收件人資訊：包含姓名或單位名稱、地址。

3. 正文：

(1) 事由說明（例如欠款事由、合約條款）。

(2) 法律依據（可引用民法、勞基法等相關條文）。

(3) 請求事項（要求對方履行義務的方式與期限）。

(4) 法律後果（如未履行，將採取法律行動）。

4. 附件：如有合約、欠款證明等相關文件，應附上。

5. 郵局存證格式：根據郵局存證信函格式，應加上郵票黏貼處及存證費用欄位。

6. 簽名與日期：寄件人需簽名或蓋章，並標示日期。

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五、常見問題 

Q1：存證信函一定要律師撰寫嗎？

A：不一定，一般人也可以自行撰寫，但若涉及複雜法律爭議，建議諮詢律師，以確保內容嚴謹。

Q2：如果對方不理會存證信函怎麼辦？

A：存證信函主要作用在於留存證據，若對方仍不回應，可考慮進一步申請(聲請)調解或提告。

延伸閱讀：存證信函無法郵寄送達怎麼辦？應如何處理？

Q3：存證信函要怎麼寄送？

A：可至郵局臨櫃辦理「存證信函」服務，郵局會提供寄件證明，確保對方收到信件。

延伸閱讀：如何在郵局寄發存證信函？

六、結語

存證信函是日常生活與商務往來中非常重要的法律工具，它能幫助我們有效主張權利並解決爭議。雖然存證信函本身無法直接強制對方履行義務，但作為關鍵證據，它能為後續的法律行動奠定堅實基礎。當然，凡事以和為貴，若能在寄發存證信函的通知階段就解決問題，那當然是最理想的情況。若後續問題未能解決，並進一步進入訴訟程序，涉及的法律問題可能會更為複雜，這時建議尋求專業律師的協助，以確保您的權益得到充分保障。

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